情報共有ツールを導入している企業の方々も多いかと思いますが、使いこなせていますでしょうか?
 
導入してみたもののなかなか効果の出ていない方々も多いのではないのでしょうか。
また、これから導入してみたいが、どんなツールを選べば分からないという方もいるかと思います。
 
そこで今回は、情報共有ツールのメリットとデメリット、そして話題のツールについてご紹介させていただきたいと思います。

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①円滑なコミュニケーションが期待できる

従来のメールや電話に比べ、気軽にやり取りができることから、社内外含めて円滑なコミュニケーションの増加が期待できます。
 
デッキブラシ片手に銭湯の開店準備『わたしは光をにぎっている』本編解禁 また、社内では業務に関する内容だけでなく、社内イベント情報や社員のお祝いなどの共有も行うことができるため、よりメンバー同士が密接な関係を築くことに役立ちます。

②情報の整理が楽になる

ツールを利用することで、グループ毎にドキュメントやコンテンツを管理することができるようになり、情報を構造化して整理をすることが簡単になります。
 
整理された状態を作り出すことで、すぐに情報に辿り着くことができるようになるため、余計な業務時間を削減することができ、結果として生産性向上や業務効率化に繋がることとなります。

③いつでもどこでもアクセスできる

情報共有ツールを利用することで、情報は全てクラウド上で管理されるため、外出先でも簡単に必要な情報にアクセスすることができるようになります。
 
そのため、「会社にいないと見れない」「パソコンからでないと見れない」という状況がなくなります。

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①対面コミュニケーションが減少する

情報共有ツールを利用すると、チャットなどを通じたやり取りがメインになるため、対面で会話をする機会が減ってしまう可能性があります。

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あえて定期的に対面で打ち合わせをする機会を設けたりするなど、ツールに頼り過ぎない仕組み作りなどができると、コミュニケーション面のデメリットが解消されます。

②情報量が多くなり、必要な情報を探し出せない

気軽にやり取りができるようになる分、様々な情報が投稿されるため、必要な情報を探すのに時間がかかってしまうことがあります。
オンラインゲーム『ドラゴンクエストⅩ』内で仲良くなったゴローという男キャラにシェアハウスを提案した そのため、「流れていっては困る情報」「後から振り返って確認した情報」などについては、きちんとその内容を残しておけるようなツールを用意する必要があります。

③通知が増え、自分の仕事に集中できない

情報共有ツールを使う上で欠かせないのが通知ですが、通知を気にするあまり、本来やらなければならない自分の仕事に集中できないこともあります。
また、通知同様に既読機能についても、返信の焦りなどから、逆に業務が非効率になってしまう可能性があります。
各ツールによって設定は様々ですので、無理のない使い方ができるツール選びが大事となります。

今話題の情報共有ツール9選

【ドキュメントやデータの共有を重要視する人向け5選】

チームの情報を簡単に共有したいなら「Stock」

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール
グラビアオフショットに反響「ナイスプロポーション」
Stockは、シンプルな機能で、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
チャットツールのように情報が流れていってしまうことがなく、ファイル形式のような面倒さが無く、ドキュメントを簡単に残すことができます。

■Stockの特徴

アップリンク=コムストック・グループ=キュービカル・エンタテインメント=エスエスエム=TOKYO FM 1.ノートを簡単に作成できる。
 ノート形式で簡単に残すことができるため、ITリテラシーに関係なく、誰でもドキュメント作成することができます。
実写プロジェクト『THE NEXT GENERATION ‐パトレイバー‐』の第1弾となるポスタービジュアルが解禁され  
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、使い方の説明を受けることなく使うことができます。

■Stockの主な機能

ノート

ノートはフォルダ形式で管理をすることができるため、情報の整理が簡単です。
『三月のライオン』などで多くの熱狂的ファンを持つ矢崎仁司監督が また、ノートには、テキスト情報だけでなく、画像や、動画などのあらゆるファイルをドキュメントと一緒に残しておくことができます。
タスク管理

ノートに紐づけてタスクを管理することができるのが特徴で、ドキュメントの内容と一緒に関連するタスクを設定することができることから、タスク内容の認識漏れを防げます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
なつ(広瀬)の結婚に納得しない泰樹(草刈正雄)を一喝する剛男(藤木直人)に「よく言った」「剛男がいい事言った!」などの声が視聴者から集まった

実写『パトレイバー』第1弾ポスター解禁 特車二課メンバーが集結! Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをすることができます。
そのため、余計な会話が混じることがなく、情報が錯綜することがありません。

■Stockの料金


スリリングなサスペンスドラマが展開していく

Stockは、期間の制限がなく、無料から利用することができます。

容量を増やしたり、管理機能を強化する場合には、有料プランの契約が必要ですが、1人あたり月額400~500円程度の低価格帯での利用が可能です。

(C)2013ミリオン/岸本良久/エスピーオー

多くの機能を使いたいなら「Evernote Business」

傷つきながら新たな人生を踏み出していく姿を繊細に映し出す 「Evernote Business」|法人向けのクラウド型業務効率化ソフト
大人気漫画を本田翼×岡山天音W主演で実写ドラマ化! ドラクエXから始まるラブコメディ Evernote Businessは、作成したノートやファイルを簡単に共有でき、チームのメンバーが常に最新情報を閲覧することが可能になります。
法人利用版になり、Evernoteと同様に、ありとあらゆる形式のファイルを保存できることが特徴です。

■Evernote Businessの主な機能

ノート

テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめることができます。

また、チェックリストを使ってタスクの整理をすることもできるため、メモやドキュメントの共有だけでなく、タスクの共有も可能になります。

AAAの宇野実彩子と俳優の徳重聡がゲスト出演

Webクリッパー

シルバー仮面&レッドバロンが夢の共演!『ブレイブストーム』公開決定 /2017年7月23日 - 映画 - ニュース - クランクイン! Web上で気になったコンテンツをボタン1つでEvernoteに保存することができます。

保存したコンテンツに注釈を入れてメモとして保存・共有することができるため、ちょっとしたニュースの共有などが簡単です。

』(日本テレビ/毎週土曜22時)の公式ツイッタ…